Herramientas y tips para mejorar la productividad

Uno de los enemigos en el funcionamiento de las empresas y en tu actividad diaria es la falta de productividad. Si no rindes lo necesario, o empleas demasiado tiempo en tareas repetitivas o infructuosas, deberías replantearte tus rutinas y métodos de trabajo, buscando fórmulas para aumentar la eficiencia o ayudándote de numerosas herramientas de productividad.

¿Qué son las herramientas de productividad? Son programas, aplicaciones o soluciones que facilitan sus tareas a personas y empresas, incrementando el rendimiento, eficacia, gestionando el tiempo y trabajando con un propósito.

Lógicamente, varían según la necesidad y los objetivos de la persona o empresa, y pueden ser tanto herramientas de escritorio como aplicaciones móviles o soluciones basadas en la nube, si bien se suelen clasificar en tres grandes grupos: las que permiten gestionar proyectos y medir el tiempo, las que ayudan a comunicarse o las que automatizan procesos.

Herramientas de gestión de tareas y proyectos

Dentro de las “palancas” para impulsar la productividad, son quizás las más comunes. Permiten organizar tareas y proyectos, asignarlas, llevar el control, colaborar en tiempo real y generar informes.

Entre las más utilizadas, podemos destacar Trello, con una gestión según el método Kanban, es decir, ofrece una visión global de todo el proceso, mostrando las tareas y fechas de entrega en forma de tablero, pudiendo asignarlo a un respectivo color. También permite incluir archivos adjuntos para que otros miembros puedan acceder a ellos.

También es muy popular Asana, una herramienta de gestión de tareas y proyectos permite compartir, organizar, planificar y seguir el progreso de cada miembro en su trabajo. Su versión gratuita permite un máximo de 15 usuarios únicos y cuenta con diferentes planes de pago que se adaptan a las necesidades de cualquier empresa.

Herramientas de comunicación y colaboración

Se emplean frecuentemente para conseguir una coordinación y contacto más fácil y colaborativo entre los miembros de un equipo o el personal de una determinada empresa. Las herramientas de comunicación y colaboración abarcan desde software de videoconferencia, correos electrónicos y mensajería instantánea, hasta herramientas de gestión de proyectos, plataformas de intercambio de archivos y redes sociales empresariales.

Entre las más populares, destaca Slack, una aplicación de mensajería para empresas, que conecta a las personas con la información que necesitan, cohesionadoequipos en remoto de una manera eficaz. Y lógicamente, también destacan las herramientas y aplicaciones para videoconferencias, como Zoom y Teams.

Herramientas de automatización y optimización de procesos

Quizás son de uso menos común, pero las compañías, sobre todo las grandes, comienzan a apostar por introducirlas porque aumentan la productividad gracias a la automatización de tareas repetitivas y a la optimización de los procesos internos. Cuando se automatizan, los equipos pueden enfocarse en proyectos de mayor impacto en lugar de ejecutar las mismas tareas repetitivas de siempre.

Entre las herramientas más usadas, destaca HubSpot, una plataforma CRM que cuenta con una amplia gama de posibilidades de automatización -como email marketing, la creación y ejecución de plantillas de embudos de ventas y la racionalización del servicio de atención al cliente.

Además de utilizar todas las posibilidades que nos ofrece la tecnología para ser más productivos, existen prácticas que puedes llevar a cabo para rendir más y mejor y aprender a gestionar el tiempo de manera eficaz. Toma nota:

• Planifica tu jornada. Aunque te parezca una pérdida de tiempo, ganarás con ello, porque te ayudará a ver tu día a día y tareas previstas con perspectiva, y podrás establecer un orden de prioridades.
• No seas multitask. Aunque pienses que puedes con todo, la multitarea puede ser un error. Para aumentar la productividad y obtener los mejores resultados es necesario centrarse en un trabajo único y, una vez finalizado, pasar al siguiente.
• Descubre las técnicas de gestión del tiempo. Si quieres dar un paso más para aumentar tu productividad, existen técnicas contra la “procrastinación” que te permitirán planificar tareas y ayudar a concentrarte para gestionar mejor tu tiempo. Usa la técnica Pomodoro, sunombre es “tomate” en italiano, y se llama así porque los temporizadores de cocina tenían esa forma. Consigue un medidor de tiempo, programa intervalos de 25 minutos para trabajar y descansa 5. Repítelo cuatro veces y descansa de 20 a 30 minutos.

Toma nota de nuestros consejos, busca las herramientas que mejor se adapten a ti y a tu compañía y prepárate para rendir. Porque Tú mueves el mundo.