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Breve manual de estilo para redactar un email

Breve manual de estilo para redactar un email
3 de octubre de 2014— Tiempo de lectura: 3 minutos

Breve manual de estilo para redactar un email

El email es un medio inmediato de comunicación, pero no por ello debe descuidarse su elaboración. El lenguaje, el asunto, el saludo, la despedida o la firma son factores que hablan de nuestra profesionalidad por lo que, para causar una buena impresión, es imprescindible cuidar todos estos detalles: a continuación te facilitamos algunas claves para conseguirlo.

1) No olvides el asunto, y que sea informativo

El asunto es un campo importante del email, y no debe dejarse en blanco porque puede provocar que el mensaje acabe en la carpeta de spam, o que el destinatario no llegue a abrirlo por no saber de qué trata. Procura que sea informativo y breve: por ejemplo, si vas a enviar tu currículum por email, lo lógico es que en el asunto pongas «Currículum de» y tu nombre completo. Si la dirección no está adscrita a una oferta concreta, puedes identificar también en el asunto a cuál te quieres dirigir.

2) Sé breve y conciso

Ten en cuenta que un reclutador recibe decenas de emails al día, así que facilítale la lectura de tu mensaje: procura que su longitud no resulte excesiva, que esté estructurado en párrafos cortos y que destaque la información relevante.

3) Evita escribir todo en mayúsculas

Recuerda que en Internet las mayúsculas significan que estás gritando, así que no escribas el cuerpo del email ni el asunto todo en mayúsculas.

4) Revisa el peso de los archivos que adjuntes

Procura que los archivos adjuntos no pesen más de 5 megas, porque pueden dificultar su descarga. Generalmente lo que aumenta el peso de un archivo son las imágenes: por lo tanto, evita incluir demasiadas y bájale la resolución.

5) Ten cuidado con los diseños

Un email es una forma de comunicación práctica, por lo que no requiere excesos estéticos. Los diseños añadidos al texto de tus correos electrónicos (gráficos en formato HTML, imágenes, etc) pueden provocar que tu destinatario no los lea correctamente: evítalos.

6) Saluda y despídete de forma correcta

Como en cualquier otro contexto, utiliza fórmulas de cortesía para saludar al principio del email y para despedirte al final. Mide el nivel de proximidad con la persona a la que escribes para elegir la fórmula más adecuada.

7) Incorpora una firma automática

Es interesante incorporar una firma automática con información adicional en la que, además de tu nombre, puedes incluir tu contacto, tus redes sociales o la dirección de tu blog. Los expertos sugieren que la primera línea de esta firma sean dos guiones, para separarla del cuerpo del mail.

8) Cuida la ortografía y la gramática

Aunque sea el último consejo, es el más importante. Lo lógico es que en cualquier texto que redactes en el ámbito profesional revises minuciosamente la ortografía y gramática, así que cuida estos aspectos también en tus emails, evitando utilizar las abreviaturas que usamos de forma informal en los mensajes de móvil o en las redes sociales. Cometer errores a este nivel dará muy mala imagen de ti.